“COMPONENTES DE UN EVENTO DEPORTIVO”
¿Cómo
se lleva a cabo y cuáles son los componentes de un evento deportivo?
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lleva a cabo y cuáles son los componentes de un evento deportivo
Hay que tomar en cuenta que cada
vez es mayor la frecuencia en que se presentan eventos deportivos, así mismo
esto trae consigo una mayor dependencia a casas patrocinadoras y marketing
publicitario. De igual manera la complejidad en la organización de un evento de
este tipo dependerá enteramente de las personalidades y autoridades que acudan
al mismo, en donde se llevará a cabo, la importancia del evento (si se trata de
una final por ejemplo), si se transmitirá por los medios de comunicación
masivos y el presupuesto con el que se cuenta.
Lo mencionado anteriormente implicará establecer un esquema que
contemple la logística del evento, la seguridad requerida (tanto la de los
participantes como los espectadores), control policial, planes de emergencia
(protección civil y asistencia sanitaria), entre otros aspectos adversos que se
puedan presentar o requerir.
Otro aspecto importante a tomar en cuenta para llevar a cabo un evento
deportivo, si así lo requieren los patrocinadores, es la publicidad que posteriormente
ayudará con la financiación del mismo, la cual será auxiliada por la rama del
diseño gráfico y la mercadotecnia, pues requerirá del diseño de un logotipo y
un eslogan para el material publicitario, el cual será esparcido a través de
medios masivos de comunicación (como la televisión, la radio, las redes
sociales, el periódico, entre otros) de manera que una gran parte de la
población asista como espectador y se pueda recuperar la inversión que se
realizará y lograr ganancias para todas la partes.
En dado caso de que se trate de un evento deportivo con motivos de
caridad los bienes obtenidos serán destinados a la causa social del evento (por
ejemplo carreras que se realizan con motivo de acumular dinero para pacientes
pediátricos de cáncer). También se puede presentar el caso de eventos
deportivos que sean mucho más locales (como los que se realizan dentro de las
escuelas) donde no se obtengan ganancias económicas y los fines y propósitos
sean totalmente recreativos, por lo mismo los medios en que se esparcen estos
eventos deportivos son por medio de pancartas y la voz pública.
Considerando lo anteriormente mencionado, el equipo de trabajo se deberá
de encargar del protocolo y la organización del evento, teniendo en cuenta
todos los factores ya mencionados, además de ser capaces de reaccionar y
controlar situaciones imprevistas que puedan surgir a lo largo del evento.
Los componentes de un evento deportivo generalmente se pueden resumir a
tres, administración, planificación y organización, los cuales se describen la
siguiente forma:
1. Administración
Se refiere a todas aquellas cuestiones donde se requiera una buena
repartición ya sea del dinero del presupuesto, el seguimiento de los gastos,
los contratos con los patrocinadores, la tareas o actividades que llevaran a cabo los organizadores, entre
otros aspectos. En otras palabras la administración es la ciencia social que
tiene por objeto el estudio de las organizaciones y la técnica encargada de la
planificación, organización, dirección y control de los recursos (humanos,
materiales, financieros, tecnológicos y del conocimiento) de una organización,
con el fin de obtener el máximo beneficio posible, este beneficio puede ser
social o económico, dependiendo de los fines perseguidos por la organización.
2. Planificación
La planificación implica tener ya un objetivo definido y será definido
por todas las acciones requeridas para concluirse satisfactoriamente, de igual
forma puede entenderse como la toma de decisiones para alcanzar un futuro
deseado, teniendo en cuenta la situación, los factores internos y externos que
pueden influir en el desarrollo y logro del objetivo. Va de lo más simple a lo
más complejo, dependiendo el medio a aplicarse. Es en este campo donde se
realiza toda la conexión con los organizadores, patrocinadores y más importante
aún, los publicistas.
3. Organización
Es aquí donde se llevarán a cabo todos los planes ya planteados
previamente, estando preparados ante cualquier imprevisto para poder controlarlo
lo más rápido posible. En otras palabras, es el proceso encaminado a lograr un
fin, consiste en hacer que cada uno de los miembros conozca qué actividades son
las que ejecutara, a quién debe acudir para revisión y, también los
subordinados de quienes depende para la ejecución de las actividades. Esta
contará con el apoyo de los recursos humanos y tecnológicos.
Entre las funciones y tareas que
deben llevar a cabo son:
-Creación de invitaciones y su
envió correspondiente a los invitados y federaciones.
-Emisión y control de
acreditaciones de cualquier tipo (VIP, prensa, invitados y organizadores)
-Ordenación de participantes y
autoridades, tanto en los palcos como en otras ceremonias, ya sea entrega de
premios o medallas, recepción de participantes, entre otros.
-Planificación de las ceremonias de
apertura y clausura.
-Planificación de actos
publicitario como ruedas de prensa, entre otros.
-Asistencia y atención
participantes y autoridades, tanto en recepciones, atenciones durante el evento
y despedidas.
-Control y desarrollo logístico en
cuanto a materiales necesarios: banderas, partituras de himnos, catering,
podios, premios, etcétera.
-Cualquier otro detalle inherente a
la organización del acto tanto a nivel informativo como a nivel material.
Ejemplo.
Organización
de un torneo de baloncesto
1. Administración. Dentro de la
administración se tomaran en cuenta los aspectos aspectos siguientes:
- Presupuesto inicial
- Búsqueda de equipos que quieran participar
- Visualización de la situación (recursos económicos y humanos)
- Búsqueda de patrocinadores que financien el evento.
2. Planificación. Dentro de la
planificación se realizará:
- Establecimiento de planes para llevar a cabo todas las actividades.
- Completar todos los permisos y requisitos con las autoridades.
- Establecimiento de equipos participantes y autoridades invitadas.
- Ubicación del lugar donde se realizará el evento.
3. Organización. Aquí finalmente se
llevaran a cabo todos los planes ya hechos y la repartición de tareas a cada
uno de los que conformarán el evento. además de considerar la divulgación
promoción del torneo con fin de atare al público.
