Componentes de un evento deportivo

“COMPONENTES DE UN EVENTO DEPORTIVO”

¿Cómo se lleva a cabo y cuáles son los componentes de un evento deportivo?

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Hay que tomar en cuenta que cada vez es mayor la frecuencia en que se presentan eventos deportivos, así mismo esto trae consigo una mayor dependencia a casas patrocinadoras y marketing publicitario. De igual manera la complejidad en la organización de un evento de este tipo dependerá enteramente de las personalidades y autoridades que acudan al mismo, en donde se llevará a cabo, la importancia del evento (si se trata de una final por ejemplo), si se transmitirá por los medios de comunicación masivos y el presupuesto con el que se cuenta.

    Lo mencionado anteriormente implicará establecer un esquema que contemple la logística del evento, la seguridad requerida (tanto la de los participantes como los espectadores), control policial, planes de emergencia (protección civil y asistencia sanitaria), entre otros aspectos adversos que se puedan presentar o requerir.

    Otro aspecto importante a tomar en cuenta para llevar a cabo un evento deportivo, si así lo requieren los patrocinadores, es la publicidad que posteriormente ayudará con la financiación del mismo, la cual será auxiliada por la rama del diseño gráfico y la mercadotecnia, pues requerirá del diseño de un logotipo y un eslogan para el material publicitario, el cual será esparcido a través de medios masivos de comunicación (como la televisión, la radio, las redes sociales, el periódico, entre otros) de manera que una gran parte de la población asista como espectador y se pueda recuperar la inversión que se realizará y lograr ganancias para todas la partes.

    En dado caso de que se trate de un evento deportivo con motivos de caridad los bienes obtenidos serán destinados a la causa social del evento (por ejemplo carreras que se realizan con motivo de acumular dinero para pacientes pediátricos de cáncer). También se puede presentar el caso de eventos deportivos que sean mucho más locales (como los que se realizan dentro de las escuelas) donde no se obtengan ganancias económicas y los fines y propósitos sean totalmente recreativos, por lo mismo los medios en que se esparcen estos eventos deportivos son por medio de pancartas y la voz pública.

    Considerando lo anteriormente mencionado, el equipo de trabajo se deberá de encargar del protocolo y la organización del evento, teniendo en cuenta todos los factores ya mencionados, además de ser capaces de reaccionar y controlar situaciones imprevistas que puedan surgir a lo largo del evento.

    Los componentes de un evento deportivo generalmente se pueden resumir a tres, administración, planificación y organización, los cuales se describen la siguiente forma:

1. Administración

     Se refiere a todas aquellas cuestiones donde se requiera una buena repartición ya sea del dinero del presupuesto, el seguimiento de los gastos, los contratos con los patrocinadores, la tareas o actividades que  llevaran a cabo los organizadores, entre otros aspectos. En otras palabras la administración es la ciencia social que tiene por objeto el estudio de las organizaciones y la técnica encargada de la planificación, organización, dirección y control de los recursos (humanos, materiales, financieros, tecnológicos y del conocimiento) de una organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible, este beneficio puede ser social o económico, dependiendo de los fines perseguidos por la organización.

2. Planificación

    La planificación implica tener ya un objetivo definido y será definido por todas las acciones requeridas para concluirse satisfactoriamente, de igual forma puede entenderse como la toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación, los factores internos y externos que pueden influir en el desarrollo y logro del objetivo. Va de lo más simple a lo más complejo, dependiendo el medio a aplicarse. Es en este campo donde se realiza toda la conexión con los organizadores, patrocinadores y más importante aún, los publicistas.

3. Organización

     Es aquí donde se llevarán a cabo todos los planes ya planteados previamente, estando preparados ante cualquier imprevisto para poder controlarlo lo más rápido posible. En otras palabras, es el proceso encaminado a lograr un fin, consiste en hacer que cada uno de los miembros conozca qué actividades son las que ejecutara, a quién debe acudir para revisión y, también los subordinados de quienes depende para la ejecución de las actividades. Esta contará con el apoyo de los recursos humanos y tecnológicos.

Entre las funciones y tareas que deben llevar a cabo son:

-Creación de invitaciones y su envió correspondiente a los invitados y federaciones.

-Emisión y control de acreditaciones de cualquier tipo (VIP, prensa, invitados y organizadores)

-Ordenación de participantes y autoridades, tanto en los palcos como en otras ceremonias, ya sea entrega de premios o medallas, recepción de participantes, entre otros.

-Planificación de las ceremonias de apertura y clausura.

-Planificación de actos publicitario como ruedas de prensa, entre otros.

-Asistencia y atención participantes y autoridades, tanto en recepciones, atenciones durante el evento y despedidas.

-Control y desarrollo logístico en cuanto a materiales necesarios: banderas, partituras de himnos, catering, podios, premios, etcétera.

-Cualquier otro detalle inherente a la organización del acto tanto a nivel informativo como a nivel material.

Ejemplo.

Organización de un torneo de baloncesto

1. Administración. Dentro de la administración se tomaran en cuenta los aspectos aspectos siguientes:

    - Presupuesto inicial

    - Búsqueda de equipos que quieran participar

    - Visualización de la situación (recursos económicos y humanos)

    - Búsqueda de patrocinadores que financien el evento.

2. Planificación. Dentro de la planificación se realizará:

    - Establecimiento de planes para llevar a cabo todas las actividades.

    - Completar todos los permisos y requisitos con las autoridades.

    - Establecimiento de equipos participantes y autoridades invitadas.

    - Ubicación del lugar donde se realizará el evento.

3. Organización. Aquí finalmente se llevaran a cabo todos los planes ya hechos y la repartición de tareas a cada uno de los que conformarán el evento. además de considerar la divulgación promoción del torneo con fin de atare al público.